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3个案解读参展玄机

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翻译 报道时间:2006/5/26 作者:邹昱琴

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面对越来越多的展会,您是否经常心存困惑:

◆ 究竟应该参加什么类型的展会? 应该如何组建参展团队?

◆ 在参展之前应该做好哪些准备工作?为什么需要开展展前培训?如何实施?

◆ 什么样的展位设计才算理想?参加这些展会能给企业带来多大价值?

◆ 如何利用展会来有效传递企业信息?如何在展位上有效地与到访者洽谈?

◆ 如何对参展效果进行评估?如何与强大的对手同台竞争?……

越来越多的出版社认为参加展会是难得的“机遇”,是其产品和品牌进入市场的最行之有效的推广途径之一,参加展会是出版社进行市场推广及联系客户的主要手段。

无论是实力雄厚的大出版社,还是地方小出版社来说,图书展会都会为之提供均等的市场机会,使其能够在自己设计和布置的空间里,与用户面对面交流沟通,并在不足一周的时间里找到诸多的销售线索。

近几年来,在全国性的出版社订货会及全国书市上,有些出版社表现则非常突出,在新疆书市来临之际,营销周刊特精选几家出版社以个案的形式呈现给读者。

个案1 看世纪集团如何备战全国书市

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上海世纪出版股份有限公司发行副总经理,全国十六届新疆书市执行总负责之一的郭强,告诉记者,要想能够富有成效地参加展会,简单总结来说:首先要是领导重视,其次再是做好动员,做好计划与工作安排,然后抓好落实,即做到具体事情具体分工负责,分行其职,才是顺利参会的必要原则。

对世纪集团来说,对参加展会也是有选择有目标的,郭强介绍说,自从世纪集团组建以来,领导班子对每年举办的北京订货会、全国书市和北京国际图书三大展会是非常重视的。重视这三大展会是有原因的,首先,这三大展会都是书业的国家级工程,虽然近年来三个会的功能有所变化,但是依然具有良好的“聚众效益”,所以借三会之机可以良好地宣传展示世纪集团公众形象和打造世纪集团的品牌。

其次是促进销售,虽然平时世纪集团发行的主发率已高达70%~80%,书展订货功能确实在弱化,可是新的功能却不可小视,比如书市上图书馆采购在逐年递增,今年新疆书市的图书馆采供计划达到1600万码洋,其中疆内图书馆采供达800万,疆外图书馆采供达800万。零售码洋计划达到200多万码洋,郭强认为,这是世纪集团不可错失促进销售的好时机。所以世纪集团非常重视展会上的促销工作,比如集团会统一组织,由各出版社派出自己编辑、发行人员组织成数十人的促销团,派到图书馆采供现场和全国的图书馆采购进行面对面的信息交流和促销服务,同时这个促销团,也会提前到会参加布展上架工作。

第三原因是交流,郭强认为参加国家级展会和全国的书店人士有面对面交流沟通的机会,“把会上的一面之缘变成日后的长期联系”,对出版社发行编辑来说是非常重要的一项工作。

采访还没有开始进行,郭强先提出传真一些文件给记者,让记者先了解一下公司参加新疆的书市的规划和想法。郭强认为要做上会工作,事前良好的工作安排和规划是必不可少 的要素,他介绍说,世纪集团在今年春节后第一周就开了第一次参会工作预备会议,到5月参展工作的规划已全部出炉,在传来的22页文件内容中,从组织筹备到分工,从布展安排到撤展须知,从各社重点读物到重点活动等等,已经都有了详尽细致规划与安排。

除了有全面周详计划外,世纪集团在每年参会中还会根据每年情况,突出工作重点,比如今年新疆书市上,世纪集团是以零售、图书馆采购为工作重点,所以抓好新书的出版和供货成为今年世纪集团上会重点工作,集团要求其下的15家出版单位需要制作两份目录,一份为两年以内出版可供图书目录,一份为所有可供图书目录,而两份目录必须配有图书条形码。同时公司抓紧《图书流通信息交换规则》的社店商品信息对接落实工作,借全国书市的契机使公司图书版、发行的信息化有一个较大的提升。郭强介绍说在书目上配带条形码会对图书馆采购非常有利。

除此之外,在出版产品内容上,世纪集团每年除了按市场销售规律和特点推出新书以外,其次就是根据参展的需求推出新书,比如参加图书馆选购的图书品种有一万多种,10万余册,而今年上会的新书品种有2000多种,零售发货码洋达230多万元。郭强介绍,近两年来世纪集团给自己提出了一个响亮的使命:努力成为一代又一代中国人的文化脊梁”,出版和参展主旨也是围绕这一使命来展开的,去年天津书市上世纪集团推出了第一批“世纪人文系列丛书”50本,计划每年出版100种5年内出版1500种,今年新疆书场将有近200种丛书和读者见面。

虽然世纪集团每次参会,在展位上都没有进行特装,但是每年世纪集团的展位和零售摊位的数量都在全国同行的前列,今年世纪集团已认购订货及展销位63个,特别值得一提的是零售展位没有按分类陈列,而是50个展位集中陈列聚有很强的眼球吸引力。

在活动设计上,世纪集团具有两大特征:第一是活动多,今年新疆书市世纪推出了各类活动多达16项。第二是活动设计分层次有特点,既有向新疆阿克苏地区希望小学援建图书馆等大型的捐书公益活动,也有具有地方特色的新书发布会,比如6月18日将在吐鲁番新华书店举行《中国吐鲁番文物精粹》的新书首发式,同一时间在乌鲁木齐国际博览中心主会场,与新疆葡萄酒厂联办《葡萄酒系列丛书》的宣传酒会同时进行中。

郭强认为,要举办好活动,对活动层次感和节奏感很重要。世纪集团的活动设计从集团的新闻发布会到新书发布会,从大至小,都费心思量过。

编辑点评

相比单个出版社独立参展,集团参展就像是个庞大的系统工程,其筹备工作要细致而全面。上海世纪出版集团的参展案例有几点做法特别让人印象深刻,如对整体工作的分解很细,提前近半年进行筹备,每一项工作后面附录联系人及联系方式,每项工作的详细时间安排,对每项工作的细致要求等。真应了那句俗语“台上一日红,台下十年功”。

精彩细节

世纪集团全国书市策划案精选

一、组织机构(略)

二、出版物精品展示(2006年6月16日至19日)

展示厅设在书市主会场新疆国际博览中心103厅。重点展示各出版单位“十五”期间获得“五个一工程”奖、国家图书奖(提名奖)、国家期刊奖、中国图书奖、中国民族图书奖、中国音像制品奖、中国电子物出版奖等国家级奖项的出版物和有重大社会效益、经济效益并在内容质量、装帧设计、印刷质量方面均为优良,能够代表品牌形象的出版物。由各出版单位将这批出版物的清单于4月10日前报公司出版业务部,再统一于4月20日前送市新闻出版局出版管理处(市局精品展示负责联系人:略,电话:略),包件请注明“第十六届全国书市精品展品”。

三、订货(2006年6月16日至19日)

1. 展位、展台:位于新疆国际博览中心一楼、二楼展厅。每标准订货摊位3米×3米,收费(略),包括场租、展台1个(2.4米×1.2米)、桌子1张、椅子2把、射灯2个,每天向每个展位免费提供午餐盒饭2盒、饮料2瓶,全天供应饮用水。公司每出版单位订1个摊位。2月22日前报会务组,2月24日前正式统一报市局书市办及全国书市办公室。

2. 布展、预展、订货、撤展:上海展团订货展位实行统一布展和特装相结合。公司各出版单位展位将集中一起,形成板块,不搞特装。具体事宜委托上海联合书业会展有限公司负责。市局书市办收取每个出版单位宣传、布展费用(略)。

3. 出版、样书、目录、宣传材料:订货会新书出版工作由公司出版业务部负责,样书、目录和相关宣传材料由出版单位各自准备,按全国书市组委会要求,于5月30日前发运到新疆维吾尔自治区新华书店第16届全国书市收货组(因新疆交通运距长,请务必于4月20日前送某物流公司,再统一于4月30日前发货),包件请注明“第16届全国书市出版物订货组用书”“XX单位”字样,共X件。新疆维吾尔自治区新华书店储运部收到样书后,将于次日回告发货单位,并负责将样书及订单统一送到展厅各展位。订货会样书拟以新书、重点书和畅销书为主。各出版单位需制作两份目录,一份为两年以内出版可供图书目录,一份为所有可供图书目录,两份目录必须有图书条形码。目录尺寸为(略),各出版单位目录封面要有公司标志和易文网网址。参订品种以2005年5月至2006年5月出版图书为主,其中近两年出版的新书和优秀图书的比例要达到60%以上。撤展时,请各单位将需托运的样书打包并贴上标签,清点数量交(略)统一托运。

四、展销(即书市零售,2006年6月16日至22日)

位于新疆国际博览中心楼前广场,展场面积14000平方米,展出出版物约10万种。据书市组委会预测,本届书市的销售亮点仍是集团购买(估计会有1000家图书馆与会团购)。

1.书架:公司根据各出版单位报数已订购书架50只,其中A类书架16个(单面陈列,每个价格略),B类书架32个(双面陈列,每个价格略),C类书架2个(平面书台,每个价格略),根据各出版单位活动情况统一安排使用。

公司书架将集中排在一起,分社陈列销售(每个书架上均有上海世纪出版股份有限公司××出版社社名),发行中心19个 书架(其中A架6个,B架13个);少儿社1个A架,2个B架;科技社5个B架;辞书社4个A架,1个B架;古籍社5个B架;学林社5个A架;远东社3个B架;科教社3个B架。

2.展销品种:书市要求展销品种出版时间从2005年5月十五届全国书市后至2006年5月底新书及部分重点书、常销书。新书占90%以上。2004年以前出版的常销品种不超过总发货品种的10%。可由出版社单位根据自己的情况确定,各出版单位还应注意团购所需的学术书、专著等类书籍。

第十六届全国书市展销组通知:各出版单位参展图书的清单需提前传真新疆区店业务员签字后方可发货。发货时请各出版单位将图书严格按类分别出单包装,以便于在相应书架上货。

3.展销书目:书市要求发货的图书书目用电子表格(excel)格式制成光盘或磁盘随货物同行寄给全国书市展销组,望出版单位按要求做。另外还要备一些书目主要供集团、图书馆购买和个别读者需要,由出版单位各自准备。

4.展销书、书目发货:出版单位各自按全国书市组委会要求,发运到指定地点。第一批拟于3月30日前用铁路发运;第二批拟于4月10日用铁路发运。5月10日前务必全部到货。

发货时请务必在包头和发货清单上注明“第十六届全国书市展销组用书”(严格分类包装,并在标签上注明类别),重点品种请在发货清单上作★重点标记,以备重点陈列。

5.展销促销员:根据历届书市行之有效的经验,公司统一组织促销员队伍。由各出版单位按展销书架多少,确定促销人员名单,于3月15日前报公司会务组。

促销人员主要任务为:负责本单位的展销工作,当本单位的展销书架、书台的图书被购书单位取走后,负责到库房及时取书上架供单位和读者选购;了解客户对图书的反映。促销人员的主要服务时间为团购和零售前三天,上架布展6月13日至15日;团购6月14日至16日。

五、 宣传、广告与各出版单位活动

1.广告(内容略)。

2.为支持帮助少数民族地区文化事业的建设,经十六届上海代表团研究决定,上海出版界共同捐赠30万码洋的图书,帮助上海市对口支援地区新疆阿克苏地区的希望小学建立图书馆并向上海援疆干部赠送一批图书(方案附后)。

3.向新疆当地驻军捐赠书活动(具体方案待联系后再定)。

4.在展销馆零售区经组委会同意和特批,印制15万只塑料袋(印上海世纪出版股份有限公司各出版单位名称等字样),作读者购书包装和宣传用。

5.各出版单位举办(组织)各种活动。

六~十二、住宿及参会人员;出发返回时间、票务,宣传;公司统一所做服装;费用;后勤保障;以上安排将根据需要由工作组制定实施细则(内容略)。

十三、工作时间安排

2月22日前报图书、期刊、音像电子出版物订货摊位,24日报市局书市办。3月8日(10日前报市局书市办)前报广告刊登内容(社名、社长及总编姓名)。3月15日(20日前报市局书市办)前报参加书市所去人数及所需房间数。3月25日前送捐赠图书。4月1日(4月5日前报市局书市办)前报各出版单位组织。

活动项目:4月10日前报精品图书书目给公司出版业务部。4月20 日前送精品图书到市局书市办。5月10日前将书市零售展销图书全部发送到(4月10日前必须铁路发货)新疆维吾尔自治区新华书店图书批销中心。5月10日(15日前报上海联合书业会展有限公司)前报所需飞机票(往返)或火车票数。5月30日前将订货样书和订货目录全部发送到(4月20日前送世纪秋雨物流公司,再统一于4月30日前发货)新疆维吾尔自治区新华书店(第16届全国书市收货组)。

个案2 “蓝色沙发”show后的品牌期待

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参加一个大型展会活动,对参展方的组织性、条理性是一个很大的挑战。大的方面,好的活动主题会给展会增色不少,小的方面需要考虑得尽可能周详,因为往往一个细节就能决定活动的成败。

贝塔斯曼作为一个国际性的大公司,参加或者举办的任何一个展会、新闻发布会,都有其一套的应对战略,在体现专业品质的同时,也充分展现出创意。而且最重要的一点,活动的成功是离不开团队协作的,也就是贝塔斯曼所讲的 team work(团队工作)。

一般情况下,贝塔斯曼一旦决定参加一个展会,作为活动的组织部门公关部会就活动的主题、形式、分工等拟定一个初步的计划,并第一时间组织所有涉及的部门开一次 “ 头脑风暴 ” 的碰头会,对活动的主题、活动的形式、活动的组织进行讨论,落实每一个部门的主要工作职责和内容,关键是确定一个工作时间表。一旦离开会议室,所有的部门会严格按照时间表来策划、组织相应的工作。比如:公关部会落实活动的主题、宣传计划、活动的内容、展台以及宣传资料的设计,书友会市场部会制定相应的市场行销措施并开展相应的设计和宣传,书友会编辑部会对参展图书的选择、相应活动的支持等等方面进行支持,物流环节也会根据时间表做出相应的物流支持 …… 每个部门都严守时间表做好自己工作,并积极与其他部门沟通合作。

参加一个展会,离不了两个目的,一个是公司形象的展示,一个就是营销目的。对于形象展示,贝塔斯曼从几个方面体现,第一就是展览活动的主题定位,可以结合公司的发展或者历史,如去年 BIBF 的“贝塔斯曼十年中国路”,也可以结合公众生活,如在去年上海书展上,贝塔斯曼结合政府倡导的“和谐生活”的主题定位为“倡导阅读共创和谐生活”等等。

第二就是活动的形式展示,类似充满文化气息的贝塔斯曼“蓝色沙发”活动,邀请文化界的众多名人与公众分享阅读、探讨阅读可以提升公众以及公司的品位。

第三就是展台的设计,非常突出对于公司 logo 的体现。体现出公司大方、简洁、充满创意等特色,在标准色的运用、与活动主体的结合、与阅读图书的结合方面都需要全面考虑,如设计一个蓝色的翻开图书的展台,就可以充分联系图书以及公司标准用色,也非常吸引公众的注意力。

贝塔斯曼认为的理想的展位,一是要充分体现公司的形象;二是要凸现活动的主题;三是要有创意的亮点。去年 BIBF 上展示了贝塔斯曼全球特选图书就很好地契合了贝塔斯曼的发展,在颜色以及空间上也大胆充分地运用,如采用贝塔斯曼 logo 色中的橘红色设计展台非常地抓人眼球,而大幅吊旗展现公司 logo,同时也可以充分利用空间。创意不一而足,但都是严格遵循公司的 CI 展示规范。

如何突出自己形象做营销呢,贝塔斯曼首先做的就是分析贝塔斯曼参加展会的目标群体,他们的专业背景、年龄层次、区域的阅读喜好等等,特别选择图书,制定一系列参与性强的营销活动。

如对于去年上海的书展,是面对公众展开的,以吸引公众了解图书购买图书为主,贝塔斯曼就策划了特定时段里 “××元购买一袋图书”的活动,引发购买热潮以及公众的关注;而在参加今年的深圳车展上,因为面对的是白领等购买能力强、受教育程度高的商务人事,贝塔斯曼在选书以及策划的营销活动上也体现了很强的针对性。有意思的是,不论是展会,还是其他活动,其实每次贝塔斯曼书友会所想到的并不是如何脱颖而出,但是结果总有“抱怨”说活动太抢眼了。

贝塔斯曼书友会参加展会不同于出版社,通常以营销和活动为主。活动现场管理中,要保证人气同时也要有序安全。前期的分工准备,责任到人就非常重要。所有这些的考虑,都是在对于公司充分了解、对于市场充分分析的前提下做出的。

依照参会前所计划的最终目标,就是对活动的评估标准,从媒体公众关注、活动现场情况、营销情况等等方面,贝塔斯曼都会作一个会后总结。有则改进,无则加勉。

编辑点评

每年书展,贝塔斯曼展台的蓝色沙发秀总是最热闹的一角。让人佩服的是,持续多年的活动形式总能创造不同的话题,所以这种形式不仅依然具有吸引力,而且已经成为一种品牌力量。书展上的蓝色沙发与贝塔斯曼的品牌结合在一起,其中的坚持与创新,对细节的控制与把握,值得营销人细细品味。

精彩细节

贝塔斯曼参会提示

1. 与参展组织方确定参展,并对展台大小、位置、环境进行充分沟通,有允许的情况下,尽可能和展台设计供应商一同去现场观看场地。

2. 确定活动的主题、选书、现场的活动,并制定的相应的媒体等宣传计划。

3. 对展台的设计、搭建进行跟踪,充分考虑形象体现以及活动内容对场地的需要等。

4. 对选书、陈列规划等进行规划。

5. 根据活动的内容进行相关设计、制作以及相应资源、物品的准备。

6. 对所有涉及到的物品的物流时间的监督以及执行。

7. 现场工作人员的分工以及活动现场的控制,从活动环节到责任人进行严密的计划以及执行。

8. 活动后的总结。

个案3 搭一个好平台的几重含义

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“中信出版只要参加展会,就会将展位设计的时尚醒目。”

中信出版社副社长臧永青如是说:“很多同行都不是很理解中信社的举措,因为做出好的展位会花钱,确实如此。可中信出版社情愿从其他方面,用严格的管理来节约成本,也要做好参会的工作。要么不做,要做就要做好的。这是中信出版社参加展会的原则。”

面对国内书业展会功能的变化,臧永青认为,虽然订货功能弱化,但全国性书展还是向全国经销商、国内国际同行及读者展示中信出版社理念与追求的最佳时期之一。所以搭建良好的展台既能体现中信出版社的形象,同时又能为来到中信社展台的客人们提供一个好的交流环境。

参加展会既能向经销商展示中信社的产品走向,又是一个锤炼自己队伍的好机会。臧永青认为,参加展会体现中信出版社的整体作战能力,体现中信人相互之间协调配合能力,而通过参加展会还能够加深中信员工对现代出版的认识和理解,同时出版社也希望对外输出中信员工健康阳光的现代形象,增加员工作为中信一员的自豪感与自信心。中信社希望通过展会上的平台,让编辑与经销商与读者能直接对话交流,来触摸图书市场最活跃的脉搏。

因为以上原因,中信出版社对北京图书订货会、北京国际图书博览会等展会都非常重视,每次都专门组织相关人员进行上会工作。

中信出版社将自己的出版理念“新财富新知识新生活”,以活动计设、图书内容及展位设计三位一体呈现出,在今年年初的订货会上,中信社展位设计非常抓眼,臧永青强调,“是抓眼而不扎眼”。与展位相配的是精彩的活动设计,臧永青认为好的活动和好的展位是相辅相成的,从根本上讲,若没有好的现场活动就没有道理做这么好的展位,故此做好展位的同时,必须设计好与之相配的活动,所以年初订货会上,中信社推出一系列丰富多彩、搭配和谐、富有节奏的系列活动。

要有效参会,其中流程设计非常重要。臧永青介绍中信社的参展经验,就是强调岗位分配明确,而协同作战是致胜的法宝,如同踢足球一样,补位是很重要的。就是这种明确协作的要求使得中信社在展会上能够流畅运转。

每次参后,中信社都会进行自我评估,看看会后成果与预期目标是否相合,比如说,从每次会上与多少经销商进行了交流,现场活动效果如何,现场接待情况如何,以及外界反馈等方面来考核自己参会的成效。

编辑点评

自从2003年包下36个展位、500多平方米展位面积特装参展,中信社的展会营销就成为业界关注和争论的一个对象。这几年一路走过,中信社的参展理念和行为显得愈发成熟:时尚亮丽的大展台,全社人员统一着装齐上阵,多位专家展场活动,场上场下按时间顺序安排有序的新闻发布会、讲座、经销商和媒体资源的大动员……中信社的种种营销行为不是割裂的,而是环环相扣、彼此呼应的,这种营销理念是中信社最大的亮点。

精彩细节

中信社展台设计理念

在2006的北京订货会上,中信出版社展区,可谓有两大特点:第一是展台设计靓,其次是活动安排匠心独具。

参会展示的主旨,就是要展览书和自己品牌,而不是要突出展览建筑,所以在这次的展位设计上,中信出版社采取了展览建筑符号单一化的原则,这样使其他的展示内容更突出,中信出版社管理营销中心营销经理张源源告诉记者,这就像现在时髦的装饰理念:轻装修重装饰。她说,在书展开展前十天,中信才拿到展位图,本来他们准备是中间长条的设计格局,可没想到展位图下来一看,中信的位置分到边上了。不过边上的位置有边上的好处,分到这个地方就是说靠着展馆的一侧有墙面处,可以闹中取静。

确实这次中信出版社展位设计的半包围结构有“闹中取静”的效果。单从展览建筑角度来说,要完全塑造成一个全新的环境,不受原建筑的影响,这样就可以完全在这个环境里表达自己要展示的内容。

今年与往年不同,中信出版社的展区单独做了一个活动区。这个活动区,并用珠帘作门,也是既通透又封闭 。它在大展厅中保持了一定的私密性,但有活动的时候从外面又能看到里面情况,在没有活动的时候,它又是中信出版社谈判间和VIP室地方,这样就还解决了一做活动要拉着记者到处跑的问题。

展会上的举办的活动,不仅要给媒体看,更要给经销商看,达到订货功能只是一方面,还要展示出版社的品牌品质,所以中信出版社希望借展会上的活动,让经销商和媒体都知道中信出版社的品牌实力,所以一定要把最直接有用的信息有效地传递给经销商,让他们对中信更有信心。在展位细节设计的要点,比如色彩上,延续了以前中信常用的米色系列。张源源认为,米色显得很淡雅而且很时尚。米色——咖啡色系列的色彩在色彩学中称之为理性的激情。配合今年中信提出的新理念——“新财富新知识新生活”,在色彩上则为了配合这个主题,中信把色彩做得比较前卫,在整体淡雅同时突出了节奏感。

张源源认为,红色不仅有热闹的感觉,在热闹的同时还会显出一些端庄,比如传统建筑的廊柱都是红色。整体棚顶的采用,是中信社王斌社长一贯的主张。这次中信社采用红白相间的棚顶,它会使人立刻忘掉展场本身的房顶,也更利于采光。屋里亮了,图书就好看了,而且更让人有安全感。否则就像一个房间要没房顶就不舒服、不够整体。

在展区的划分上,中信社和以前的风格也有不同,这次中信社划了几个区,前台、左侧新书区、正面的优秀图书展区、洽谈图书区和书桌展区。人眼睛的信息接收量是有限的,如果到处都是大书垛,其实也就等于没摆书,因为全都互相抵消了。小书桌就不同了,就像一页纸上没写几个字,一眼全看见了,也全记住了,这样不仅可以轻松地区分主题,也可以提高信息传达率,更方便了管理,几个人就可以管理所有的参展书,且展览效果也不错。因为负担小,所以装展和撤展就很容易,不会像以往每次都人仰马翻。

这次中信出版社在装饰品选用上,主要有软纱、果品、石料、装饰灯等。果品箱寓意着中信社2005年的收获,为了呼应,本来在前台上中信社还专门设置了两个大水果展示盘。

石材的选用主要用在主题墙,是为了突出中信社的传播理念,主题墙上面有很多概念词,都中信出版社试图传递给读者的内容,张源源认为,毕竟出版社是传媒机构,为大众传播知识和文化,中信社的出版理念就是要从主题墙上传递给来宾。之所以选用石材,为了突出中信社坚守的理念与坚持的一贯品质。

软纱的采用,是因为今年的中信社新注入了一些时尚出版的元素,在经管的大主题下加入了新鲜轻松的话题。这对读者的暗示是,中信社的时尚生活阅读也是高品质的。