目前的管理效率

相信大多数一线主管都会有一种时间不够用、督导永远没有结束时候的感觉。每当发生这个问题的时候，大多数人都会要求增加人员来分担工作，可是最后事实却证明：即使增加工作人员，工作也不仅不会减少，反而会更加忙碌。

一项针对经理人的调查发现，企业的管理者在下列三方面浪费了太多时间：（１）打电话；（２）开会；（３）处理信件。

看看企业日常经营管理中已经司空见惯的诸多现象吧：

（１）电话又响了，急事报告的、请示的、投诉的、朋友聊天的……可手头上正在写一个计划，一个上午快过去了，还没写几个字。

（２）马拉松式的会议已经开了半天了，还没有什么结果。会上你进来他出去，东一句西一句，说着说着就跑题了……

（３）整天就像救火队员，哪里有火警就马上赶到哪里，真是日理万机。可是天天忙救火，却没有时间静下心来想一想“火灾”源在哪里？

（４）没有计划，没有程序，“眉毛胡子一把抓”，经常本末倒置，终日埋头于无关紧要的事务上。

（５）对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情能拖则拖，最后不得不靠加班来完成。

（６）不懂得放权和授权，事必躬亲，事事过问，就像一个多事的婆婆，结果自己忙得要死，下属却轻松自在。

（７）不知道可以说“不”，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果时间浪费在一些无关紧要或与自己无关的事务上。

诸多浪费督导人员时间的现象，我们大致归纳了以下十二种干扰因子：

（１）顺便来访人员。（２）缺少危机管理方案。（３）缺少目标、优先顺序及每日的具体计划。（４）办公桌杂乱无章，个人没有清晰的工作思路。（５）无效授权。（６）马上想做的事情太多。（７）信息联系缺乏或者不明确。（８）信息资料不充分、不准确或者过时。（９）混淆职责和职权。（１０）不敢说“不”。（１１）搁置未完成的任务。（１２）缺乏自我约束性。

时间资源的特性

时间是一项独特的资源，它具有以下五种独特性：

供给毫无弹性，时间的供给量是每天固定不变的、在任何情况下都不会增加，也不会减少，每天都是不多不少的固定２４小时，所以我们无法开源，增加时间的供给。

无法蓄积：时间不像人力、财力、物力和技术等其他资源那样能够被积蓄储藏。不论我们愿不愿意，都必须要消费掉时间，所以我们无法节流，减少时间的使用。

无法取代：任何一项活动都有赖于时间的使用、消耗和堆砌，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是其他资源所无法取代的。

无法失而复得：时间无法失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

人人公平均等：时间对于每个人来说是唯一人人公平均等的资源，不分贫富贵贱、职务高低，每个人都是一天２４小时，没有人可以更多，也没有人可以更少，占有金钱和权势的人也无法额外获得更多的时间。

什么是时间管理

时间管理就是为提高个人工作时间和业余时间的利用率和有效性而进行的一系列自我管理和时间控制工作，并运用现代科学管理方法对时间的耗费进行预测、控制、计划、实施、检查、总结、评价以及反馈等程序，以克服时间浪费，达到既有效率又有成果，既经济又合理地完成任务。也就是说，时间管理就是克服时间浪费，为时间的消耗而设计的一种系统程序，并选择一切可以利用的科学方法及手段，加以灵活运用，以达到趋于预期目标的一种管理手段。

时间管理的目的是为了减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。也就是要同时获得“三效”：

效果：确定的期待的正确结果。

效率：以最小的代价、成本或浪费来获得最好的结果，或在最短的时间内做较多的事情和工作。效率通常指速度和数量，不一定意味着优良品质和正确的结果。

效能：以最小的代价或浪费获得最佳的期待结果。简言之为“多、快、好、省”，即数量多、速度快、效果好、成本节约。效能指在单位时间内所获得的价值回报的高低。

利用工作时间记录法进行分析

要研究如何花费时间，应该先研究时间究竟耗费在什么地方，把所有的时间分配记录下来以后，看看自己的时间哪里最多，然后采取相应的措施予以改善。既然现存的生活习惯不会自动轻易改变，则只有采用诊断、分析、改进的方法。工作时间记录法不失为一种好的方法。

采用工作时间记录法需要记录：（１）当天要完成的目标或最重要的任务；（２）每３０分钟记录一次所进行的各项活动；每项活动的先后顺序；分析今后怎样更好地安排这些活动，是采用授权加以避免陷入这些活动，还是通过其他办法来合并、取消参加这些活动的时间。

采用工作时间记录法时应该注意的事项：

（１）列举的每一个目标都应该设定预期结果，而不是具体的工作活动，同时确定目标应该遵循ＳＭＡＲＴ的五项原则。确保完成目标的最后期限，然后把计划的时间填写在每项，设定最后期限，以克服拖延、犹豫不决和精力分散的弊端。

（２）在每３０分钟记录一次所进行的各项活动时，也应该记录工作结果。不要等到全天工作结束时才来填写，这样会比较模糊、笼统。同时记录应该具体详细，详细到每一件工作任务时间段。

（３）排列顺序时，最重要的事情是指有意义的、关系重大且具有长期影响的项目；紧急的事情是指亟待解决的、需要立即行动的，但可能不具有长期意义的项目。通过这个栏目，督导人员可以一目了然地了解到利用时间的效能，找出自己是否把时间浪费授权别人办或应该取消或应该合并的例行公事上去了。

（４）工作评价，即是评价自己当天所做的各项活动，包括提出各项活动的安排、授权的有效性（完成授权所需时限的人员和最后确定）以及时间利用改善后的效果。

《一线主管督导能力训练》／北京大学出版社／2008年１月第１版／定价：３２．００元